各合作单位、供应商及相关业务部门：

近年来，随着我司业务规模的不断扩大，保证金收取与退还的频次日益增加。近期在实际操作中发现，部分单位在提交保证金退还申请时，存在申请书填写不规范、附件材料缺失、收款账户信息错误等问题。这不仅严重影响了财务审核与资金拨付的效率，也导致了合作方的资金滞留。为进一步优化业务流程，提高保证金退还效率，切实保障各合作单位的合法权益，现就规范提交《保证金退还申请书》的相关事项通知如下：

**一、 严格核对退还条件**

申请退还保证金前，请各单位务必确认已满足合同约定的退还条件。包括但不限于：合同已履行完毕或已合法解除；双方账务已结清，无未了结的债权债务；在合作期间无违约行为，或相关违约金、赔偿金已结清。未满足上述前提条件的，我司将予以退卷处理。

**二、 规范填写申请书**

1. **统一模板**：请务必使用我司官方最新发布的《保证金退还申请书》标准模板，严禁使用旧版或自制表格。

2. **信息准确**：申请书中的“申请单位名称”必须与缴纳保证金时的单位名称及合同主体完全一致；“退还金额”需大小写一致，且不得超过实际缴纳金额。

3. **账户信息**：收款账户原则上必须是原打款账户（即严格执行“原路退回”原则）。若原账户已注销确需变更收款账户的，必须提供工商注销证明及变更账户的专项说明，并加盖公章。

4. **签章要求**：申请书必须由法定代表人或授权代表签字，并加盖单位公章及财务专用章，复印件或未经认可的电子印章无效。

**三、 备齐相关附件材料**

提交申请书时，需同步提供以下证明材料的复印件（均需加盖单位公章）：

1. 保证金收款收据原件（如原件遗失，需提供加盖公章的遗失证明及具有法律效力的承诺书）；

2. 双方签署的合同终止协议或项目履约完毕验收证明；

3. 最终对账单或结算确认书；

4. 缴纳保证金时的银行打款回单复印件。

**四、 明确提交与审核流程**

1. **提交渠道**：电子版扫描件请先发送至财务部指定邮箱（finance@xxx.com）进行预审；预审通过后，纸质版材料请通过EMS或顺丰快递邮寄至我司财务部，并在快递单上备注“保证金退还申请+单位名称”。

2. **审核时效**：我司财务部在收到完整、合规的纸质材料后，将于5个工作日内完成审核。如材料不全或有误，将一次性告知需补正的内容。

3. **退款周期**：审核通过后，资金将于10个工作日内拨付至指定账户。遇法定节假日顺延。

**五、 重要注意事项**

1. **防范风险**：我司办理保证金退还不收取任何手续费。请各单位提高警惕，切勿轻信任何以“加速退款”为由索要费用的第三方，谨防诈骗。

2. **诚信原则**：申请单位需对提交材料的真实性、合法性负责。如发现弄虚作假、伪造印章等行为，我司将立即中止退款流程，并保留追究法律责任的权利。

规范保证金退还流程，需要双方的共同配合。请各单位相关业务人员仔细阅读本通知要求，严格按照规范提交申请。如有疑问，请及时与我司财务部联系（联系电话：010-XXXX-XXXX，联系人：X经理）。

特此通知。

XXXX公司财务部

202X年X月X日