**尊敬的公司领导：**

由我部门负责牵头的“智能制造生产线升级改造项目”（以下简称“本项目”），经公司前期立项审批及招投标程序，已于2023年X月X日与华创智能装备有限公司（以下简称“华创公司”）正式签订了《设备采购及安装总承包合同》。合同总金额为人民币1,500万元。根据合同相关条款约定，为保障项目顺利实施及约束供应商履约行为，华创公司于合同签订后5个工作日内，向我司指定账户足额缴纳了项目履约保证金人民币200万元。目前，该笔保证金已由公司财务部专户妥善保管。

在双方团队的共同努力下，本项目推进顺利。截至本月，华创公司已按合同约定完成了全部核心设备的供货、现场安装、系统联调以及试运行工作。经我司技术部、质量部及使用部门联合组成的验收小组进行严格评审，项目各项技术指标均达到或优于合同约定的标准，并已正式签署《项目初步验收合格报告》。根据合同付款条款约定，在初步验收合格后，我司应向华创公司支付至合同总价80%的设备进度款，即人民币1,200万元。扣除前期已支付的30%预付款（450万元），我司当前实际应付华创公司本期进度款为人民币750万元。

鉴于当前项目已顺利进入验收交付阶段，且我司面临应付货款金额远大于保证金金额的实际财务状况。为优化资金配置、简化审批与支付流程，经与华创公司友好协商，双方一致同意将前期缴纳的200万元履约保证金直接转为本期应付货款。此举的必要性及优势主要体现在以下几个方面：

第一，提高资金流转效率。将保证金直接抵扣货款，可避免我司先退还保证金、再重新支付等额货款的“资金空转”现象，大幅减少资金跨行调拨的时间成本与手续费支出，提升财务结算效率。

第二，深化双方战略合作。在当前宏观经济环境下，此举能有效缓解供应商的短期现金流压力，体现我司作为核心企业的供应链担当，有助于激发华创公司在后续设备质保、技术培训及维保服务中的积极性与配合度。

第三，符合合同精神与商业惯例。原合同中虽未明确约定保证金转货款的具体条款，但双方在补充协议中已明确“在确保我司权益不受损的前提下，允许双方协商优化资金结算方式”。此次转换完全基于双方真实意愿，且不改变合同总金额及最终结算实质。

为确保此次保证金转货款操作的合规性与严谨性，我部门已会同财务部、法务部制定了详细的操作方案：

1. 账务冲抵处理：华创公司将针对本期应付的750万元进度款开具全额增值税专用发票。我司财务部在收到发票并核验无误后，将200万元保证金账务从“其他应付款-履约保证金”科目结转至“应付账款”科目进行冲抵，剩余550万元货款按公司常规资金支付流程予以拨付。

2. 质保金留存保障：根据合同约定，项目最终验收后需预留合同总额5%（75万元）作为质量保证金。本次保证金转货款操作不影响质保金的正常计提与留存，我司依然掌握充足的风险制约手段，确保设备在质保期内的安全稳定运行。

3. 法律文本完善：双方将签署《关于项目保证金转货款的备忘录》，明确债权债务关系的变更及冲抵明细，作为财务入账及后续审计的合法凭证。

综上所述，将本项目200万元履约保证金转为应付货款，事实清楚、理由充分、方案严密，既符合公司降本增效的管理导向，又切实保障了公司的合法权益。

妥否，请批示。

**附件：**

1. 《设备采购及安装总承包合同》及补充协议复印件

2. 《项目初步验收合格报告》

3. 《关于项目保证金转货款的备忘录（草案）》

4. 华创公司关于保证金转货款的申请书

**请示部门：** 采购与供应链管理中心

**日 期：** 202X年X月X日